董事报销与供应商发票：各自应该如何入账

三种看起来很像的单据

月底时，客户交来的一叠单据里，通常有三种看起来几乎一样的东西：董事自掏腰包付款的收据、公司当场付款的收据，以及尚未付款的供应商发票。在纸面上，它们都是“一张开支收据”；但在账上，每一种的入账方式都不同。

董事报销如何入账

当董事以个人身份支付业务开支，例如拜访客户的油费，或用自己的卡支付软件订阅，公司就欠董事这笔钱。一般的分录是：

• 借记相关的开支科目，例如差旅费或办公费
• 贷记应付董事款项，通常以董事往来账户记录

公司还款给董事时，借记应付董事款项，贷记银行。开支留在正确的科目里，董事的余额也归零。

有两件事让董事报销比看起来更麻烦。收据往往是董事个人的名字，甚至根本没有公司名称，所以必须清楚说明其业务用途。而且董事往往会一次过交一批报销，有时迟了好几个月，而这正是收据遗失或被重复报销的时候。

保留证明单据

开支若要获得扣除，必须是为了产生业务收入而完全且专门地发生（《1967年所得税法令》第33(1)条），而LHDN要求业务记录须保存七年。把收据照片与报销单一起归档，日后要证明这两点都很容易。

现金采购如何入账

现金采购是最简单的情况：公司当场用零用金、银行账户或公司卡付款。借记开支，贷记现金或银行。没有需要结清的余款，所以主要风险是重复入账：一次根据收据，另一次是同一笔付款出现在银行月结单上时。

供应商发票如何入账

供应商发票是公司仍需支付的账单。收到时就入账：借记开支（或存货、资产），贷记该供应商名下的应付账款。付款时，借记应付账款，贷记银行。

把付款当成一笔新的开支入账，而不是冲销应付账款，是同一笔成本被重复入账的常见原因。把修改过的发票当成新发票入账，而不是取代原本的发票，也是一样。

混在一起会出什么问题

• 把董事报销当成现金采购入账，会为公司从未支付的钱贷记银行，银行对账就会对不上。
• 把供应商发票当成现金采购入账，会掩盖公司仍欠的款项，之后真正付款时又像是第二笔开支。
• 把现金采购当成董事报销入账，会留下一笔根本不存在的应付董事余额。

逐一修正都不难，问题在于数量：月底时数百份没有标示的单据涌进WhatsApp群组，总得有人一张张看，判断它是哪一种。

从源头开始，不再追着要收据

大部分工作并不是做日记账分录，而是收集单据和分类，而这正是Krani接手的部分。把Krani加进客户员工与董事已在使用的WhatsApp群组，他们发出的每张收据都会收到一个勾确认，被分类为现金采购、供应商发票或董事报销，并与客户的供应商列表匹配。可能重复的单据与修改过的发票会在入账前被标注出来。运作方式请见WhatsApp收据接收页面，每张收据如何读取则请见AI提取收据页面。