Tuntutan pengarah berbanding invois pembekal: cara merekod setiap satu

Tiga dokumen yang kelihatan serupa

Pada hujung bulan, timbunan dokumen klien biasanya mengandungi tiga perkara berbeza yang kelihatan hampir sama: resit untuk sesuatu yang dibayar oleh pengarah dengan wang sendiri, resit untuk sesuatu yang dibayar oleh syarikat ketika itu juga, dan invois daripada pembekal yang belum dibayar. Di atas kertas, semuanya “resit perbelanjaan”. Dalam akaun, setiap satu direkod secara berbeza.

Cara merekod tuntutan pengarah

Apabila pengarah membayar perbelanjaan perniagaan secara peribadi, contohnya minyak untuk melawat klien atau langganan perisian menggunakan kad sendiri, syarikat berhutang wang itu kepada mereka. Kemasukan yang biasa ialah:

• Debit akaun perbelanjaan yang berkaitan, seperti perbelanjaan perjalanan atau perbelanjaan pejabat
• Kredit amaun terhutang kepada pengarah, selalunya disimpan sebagai akaun semasa pengarah

Apabila syarikat membayar balik kepada pengarah, debit amaun terhutang kepada pengarah dan kredit bank. Perbelanjaan kekal dalam akaun yang betul dan baki pengarah kembali kepada sifar.

Dua perkara menjadikan tuntutan pengarah lebih sukar daripada yang disangka. Resit selalunya atas nama pengarah sendiri, atau langsung tiada nama syarikat, jadi ia perlu dikaitkan dengan jelas kepada tujuan perniagaan. Dan pengarah cenderung menghantar tuntutan secara berkelompok, kadang-kadang lewat berbulan-bulan, dan pada masa itulah resit hilang atau dituntut dua kali.

Simpan dokumen sokongan

Untuk sesuatu perbelanjaan boleh ditolak, ia mesti dilakukan sepenuhnya dan semata-mata bagi menghasilkan pendapatan perniagaan (seksyen 33(1) Akta Cukai Pendapatan 1967), dan LHDN menjangkakan rekod perniagaan disimpan selama tujuh tahun. Gambar resit yang difailkan bersama tuntutan memudahkan kedua-duanya dibuktikan kemudian.

Cara merekod pembelian tunai

Pembelian tunai ialah kes yang mudah: syarikat membayar ketika itu juga, daripada tunai runcit, akaun bank atau kad syarikat. Debit perbelanjaan dan kredit tunai atau bank. Tiada apa lagi yang perlu diselesaikan, jadi risiko utamanya ialah merekodnya dua kali, sekali daripada resit dan sekali lagi apabila bayaran yang sama muncul dalam penyata bank.

Cara merekod invois pembekal

Invois pembekal ialah bil yang masih perlu dibayar oleh syarikat. Rekodkannya apabila ia diterima: debit perbelanjaan (atau stok, atau aset) dan kredit akaun belum bayar di bawah akaun pembekal tersebut. Apabila ia dibayar, debit akaun belum bayar dan kredit bank.

Merekod bayaran sebagai perbelanjaan baharu, dan bukannya menyelesaikan akaun belum bayar, ialah cara biasa kos yang sama direkod dua kali dalam akaun. Begitu juga merekod invois pindaan sebagai invois baharu sedangkan ia sepatutnya menggantikan invois asal.

Apa yang salah apabila ia dicampuradukkan

• Tuntutan pengarah yang direkod sebagai pembelian tunai mengkreditkan bank untuk wang yang tidak pernah dibayar oleh syarikat, jadi penyesuaian bank tidak akan seimbang.
• Invois pembekal yang direkod sebagai pembelian tunai menyembunyikan apa yang masih terhutang oleh syarikat, dan bayaran sebenar kemudian kelihatan seperti perbelanjaan kedua.
• Pembelian tunai yang direkod sebagai tuntutan pengarah meninggalkan baki terhutang kepada pengarah yang sebenarnya tidak wujud.

Tiada satu pun yang sukar dibetulkan satu demi satu. Masalahnya ialah jumlah: apabila ratusan dokumen tanpa label masuk ke group WhatsApp pada hujung bulan, seseorang perlu melihat setiap satu untuk menentukan jenisnya.

Berhenti mengejar resit sejak awal

Kebanyakan kerja bukanlah catatan jurnal. Ia ialah mengumpul dokumen dan mengasingkannya, dan itulah bahagian yang diambil alih oleh Krani. Tambah Krani ke dalam group WhatsApp yang sudah digunakan oleh kakitangan dan pengarah klien, dan setiap resit yang mereka hantar akan disahkan dengan tanda tick, diasingkan kepada pembelian tunai, invois pembekal atau tuntutan pengarah, dan dipadankan dengan senarai pembekal klien. Kemungkinan pendua dan invois pindaan ditandakan sebelum apa-apa direkod. Lihat cara ia berfungsi di halaman tangkapan resit WhatsApp, dan cara setiap resit dibaca di halaman OCR resit.